Wirtualne biuro odmowa nadania NIP-u przez Urząd Skarbowy

Usługa wirtualnego biura jest stosunkowo powszechna wśród przedsiębiorców, zwłaszcza tych początkujących. Swojego czasu zrobiło się dość głośno o legalności tego typu rozwiązania, aczkolwiek w 2014 roku wszystko stało się jasne. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, ze usługa ta jest całkowicie legalna, a co za tym idzie Urzędy Skarbowe nie mogą odmówić nadania NIP-u osobie, która z niej korzysta. Jak to wygląda teraz?

W latach 2011-2013 naczelnicy urzędów skarbowych wydali 371 decyzji o odmowie nadania Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) podmiotom, które zadeklarowały adres siedziby bądź miejsce prowadzenia działalności w tzn. wirtualnym biurze. Ustawa z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (w skrócie ustawa o NIP) wyraźnie wskazuje, kiedy i z jakiego powodu naczelnik urzędu skarbowego, w przedmiocie nadania NIP może wydać decyzję odmowną. Istnieją wyłącznie cztery takie przypadki:

  1. Nie można potwierdzić tożsamości bądź istnienia podmiotu;
  2. Zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia ustawowych wymogów;
  3. Podmiot posiada już NIP;
  4. Podmiot występujący o nadanie NIP jest podatnikiem, osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL, nieprowadzącą działalności gospodarczej, niezarejestrowaną, jako podatnik podatku od towarów i usług.

Wydanie decyzji odmownej w tym przedmiocie w kwestii NIP nie jest zatem w żadnym aspekcie zgodne z prawem. Oczywiście organ podatkowy może, a nawet powinien zweryfikować, czy adres siedziby podany w deklaracji jest prawidłowy, czy istnieje, czy jest zgodny z rejestrem etc.

Przepisami wiążącymi w tej sprawie są Rozporządzenie wykonawcze Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 roku, ustanawiające środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, w którym czytamy, iż: „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika jest każde miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa”. W Kodeksie cywilnym definicja jest nieco krótsza, w artykule 41 przeczytać możemy, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której znajduje się siedziba jej organu zarządzającego.

Mówiąc prościej, każdy przedsiębiorca ma pełne prawo wybrać sobie dowolną siedzibę prowadzenia działalności gospodarczej. To od niego i jego preferencji zależy, czy postawi na wynajęty lokal, własne mieszkanie czy też wirtualne biuro. Swoboda w wyborze tego miejsca ograniczona jest wyłącznie sferą praw i wolności innych jednostek, w tym ich prawami majątkowymi. Urząd Skarbowy nie może zatem odmówić nadania NIP chyba, że istnieją przesłanki jakoby interesy finansowe państwa czy jego obywateli miały być zagrożone np. wirtualne biuro ma na celu oszustwa podatkowe prowadzące do wyłudzeń etc. Przypadki odmowy mogą zatem zdarzać się w przypadku specyficznych dziedzin, jak obrót paliwami płynnymi, granulatem złota, roboty budowlane czy obrót sprzętem elektronicznym.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

wirtualne biuroW XXI wieku, w dobie szeroko pojętej cyfryzacji i informatyzacji, stacjonarne biura odchodzą w zapomniane. Posiadanie własnego, fizycznego lokum rodzi wiele problemów, a przede wszystkim generuje koszty, na które początkujący przedsiębiorca nie może sobie pozwolić. Dodatkowo, jeżeli biznes prowadzony jest w dużej mierze za pośrednictwem Internetu, luksus w postaci „czterech ścian” i biurka jest całkowicie zbędny. Coraz więcej jednostek decyduje się zrezygnować z biura, jako biura i zakupić usługę biura wirtualnego. Czy jest to legalne?

Wirtualne biuro nie jest typowym biurem. Można śmiało stwierdzić, że właściwie nie posiada większości cech, jakie posiada fizyczne, namacalne biuro. Najogólniej rzecz ujmując jest to usługa polegająca na udostępnianiu jednego adresu do rejestracji działalności wielu podmiotom. Niektóre firmy szczycą się tym, że w jednym miejscu mają zarejestrowane kilkadziesiąt – kilkaset podmiotów. Usługa ta jest nieoceniona w swojej przydatności w przypadku osób, które zajmują się tzn. wolnymi zawodami np. freelancerów.

Początkujący przedsiębiorca, a często również wielu innych, prężnie działających na rynku biznesmenów, nie jest w stanie podołać wszystkim wydatkom. Kilkaset złotych ZUS-u znacząco nadwyręża ich budżet. Dodatkowe kwestie w postaci lokalu generują takie koszty, iż prowadzenie interesu staje się najzwyczajniej w świecie nieopłacalne. Wynajem powierzchni biurowej mija się z celem. Stąd właśnie tak duży popyt na usługi zwane wirtualnym biurem. Przedsiębiorca za stosunkowo niewielką opłatą uzyskuje adres konieczny do rejestracji. Zależnie od firmy oferującej takie rozwiązania, możliwe są jeszcze inne udogodnienia w postaci odbierania poczty, wsparcia księgowego, wynajmu Sali konferencyjnej etc.

Wirtualne biuro jest w pełni legalną usługą, z której może korzystać każdy przedsiębiorca. Wbrew pozorom nie jest ona dedykowana wyłącznie przedstawicielom wolnych zawodów i start-upów, ale wszystkim tym, którzy pragną zaoszczędzić. W przeszłości zdarzały się pewne niejasności, co do wirtualnych biur, zwłaszcza w kwestiach podatkowych. Kilkukrotnie zdarzyło się, że Urząd Skarbowy zakwestionował możliwość zarejestrowania działalności gospodarczej w tego typu biurze i finalnie odmawiał nadania NIP. W 2014, po decyzji Naczelnego Sądu Administracyjnego sytuacja stała się jasna i klarowna. Działalność gospodarcza może być prowadzona w dowolnym miejscu, również przy wykorzystaniu wirtualnych biur oraz biur coworking.

Mając na uwadze powyższe, żaden Urząd Skarbowy nie może odmówić przyszłemu przedsiębiorcy rejestracji działalności gospodarczej, gdy ten korzysta z usług wirtualnego biura. Wirtualne biuro jest zatem w każdym aspekcie legalne. Warunek jest tylko jeden: firma świadcząca usługę wirtualnego biura musi posiadać zgodę właściciela lokalu na podnajem go osobom trzecim. Urząd Skarbowy zarejestrowanej działalności gospodarczej będzie tym, który jest właściwy dla siedziby firmy świadczącej usługę.

 

Na czym polega usługa Wirtualnego Biura?

Wirtualne Biuro to szereg niezwykle praktycznych usług, dedykowanych wszystkim przedsiębiorcom – zarówno tym poczatkującym, jak i działającym na naszym rynku już od dłuższego czasu. Jej kompleksowość, a zarazem powszechność sprawia, że sprawdzi się w przypadku każdego podmiotu działającego na rynku, niezależnie od formy prawnej, gałęzi, w którym działa czy ilości zatrudnianych pracowników. Najogólniej rzecz ujmując, Wirtualne Biuro to połączenie prestiżowego adresu oraz luksusowego lokum, wynajmowanego zależnie od potrzeb.

W XXI wieku, w czasach, których spora ilość firm działa przede wszystkim w Internecie, siedziba spółki stanowi wyłącznie formalność. Jako, że skomplikowane przepisy wymuszają na przedsiębiorcach posiadanie własnego lokum, spora grupa decyduje się połączyć adres firmowy z domowym. Nie da się ukryć, że chociaż jest to na swój sposób wygodne, może nieść za sobą wiele przykrych konsekwencji. Nie każdy chce przecież przyjmować petentów 24h/7 dni w tygodniu. Dodatkowo ustanowienie miejsca pracy w domu, może być wiązać się z niemiłymi incydentami ze strony Kontrahentów – najścia niezadowolonych Petentów w obecności bliskich na pewno nie służą relacjom rodzinnym.

Usługa Wirtualnego Biura polega, zatem na rejestracji siedziby firmy pod prestiżowym adresem. Oczywiście wiąże się to z pewną stała opłatą – abonamentem. Nasza firma oferuje Państwu wyjątkowo komfortową siedzibę, zlokalizowaną w dogodnym miejscu – nowoczesnym biurowcu. Warto zauważyć, że sam budynek mieści się niedaleko pętli komunikacyjnej, w otoczeniu innych znanych i mniej znanych spółek oraz firm. Z punktu widzenia samego Klienta jest to miejsce atrakcyjne pod wieloma względami. Wysokiej klasy biurowiec posiada w pełni wyposażone biura, gabinety oraz sale konferencyjne. Usługa Wirtualnego Biura obejmuje także obsługę szeroko pojętej korespondencji, indywidualny numer fax, a także nowoczesne pomieszczenie do pracy.

Na czym polega usługa wynajęcie wirtualnego adresu?

Czy kiedykolwiek denerwował Cię fakt, że Twoje przesyłki pocztowe czy kurierskie przychodzą nie pod ten adres, co trzeba np. domowy? Czy miałeś może problem z niezliczoną ilością korespondencji firmowej, niemal „zawalającej” Ci skrzynkę domową? A może znudziły Cię codzienne podróże na pocztę w celu odebrania „poleconych” bądź paczek niemieszczących się do niewielkiej skrzyneczki w bloku? Jeżeli chociaż raz odpowiedziałeś tak, nie zwlekaj – usługa Wirtualnego Adresu Korespondencyjnego jest na wyciągnięcie Twoich rąk.

Takie sytuacje, jak powyżej zdążają się praktycznie każdemu, kto ustanowił adres siedziby firmy w miejscu zamieszkania. W przypadku małego biznesu jest to dość praktyczne rozwiązanie, jednakże wraz z jego rozwojem rodzą się pewne trudności. Coraz większa liczba reklam, ulotek, przesyłek i listów staje się najzwyczajniej w świecie uciążliwa. Usługa Wirtualnego Adresu Korespondencyjnego rozwiąże te problemy raz na zawsze.

Usługa Wirtualny Adres Korespondencyjny to usługa polegająca na przekierowaniu Twojej prywatnej lub firmowej poczty na oferowany przez nas adres. Dzięki temu cała bądź tylko wybrana część poczty (np. materiały reklamowe) będzie przychodziła „do nas”. My oczywiście, za każdym razem po nadejściu przesyłki, poinformujemy Cię o tym fakcie telefonicznie, SMS-owo bądź mailowo. Na życzenie możemy także zeskanować zawartość poczty, a następnie udostępnić ją drogą elektroniczną – np. wysyłając na wybrany adres e-mail. Usługa ta jest nieoceniona np. w przypadku dłuższych wyjazdów bądź przeprowadzki do innego miasta.

Zapewniamy pełną dyskrecję oraz profesjonalną obsługę.

Na czym polega biuro na godziny?

W życiu każdego przedsiębiorcy, nawet tego początkującego, przychodzi taki moment, w którym musi on spotkać się z Kontrahentem twarzą w twarz. Może być to Klient, Dostawca albo… potencjalny Pracownik. Opcji jest naprawdę wiele. W przypadku, gdy posiadamy własne lokum sprawa wydaje się prosta – spotkanie odbywa się w siedzibie firmy. Co jednak w sytuacji, gdy adres naszej spółki jest jednocześnie naszym adresem domowym? Nie każdy chce zapraszać w miejsce, w którym przebywa z rodziną obcych ludzi. Oczywiście można spotkać się na mieście – w restauracji. Nie jest to jednak zbyt komfortowa opcja.

Specjalnie dla naszych Klientów przygotowaliśmy usługę Wynajmu Biura Na Godziny. Naszym Klientom zapewniamy możliwość fizycznego korzystania z przestrzeni biurowej w Krakowie – w dogodnej lokalizacji. Udostępniamy nie tylko w pełni wyposażone biuro, ale również miejsce spotkań biznesowych np. sale konferencyjne. Zależnie od potrzeb, obiekty mogą być wynajęte na godzinę, dwie, cały dzień, a nawet kilka dni z rzędu.

Na czym polega obsługa korespondencji?

Oto kolejna praktyczna usługa zadedykowana przedsiębiorcom, którzy stawiają przede wszystkim na dobrą organizację czasu. Mówi się, że czas to pieniądz. Nie każdy z nas jest w stanie wygospodarować kilka godzin dziennie bądź tygodniowo na przeglądanie licznej korespondencji firmowej. Nie da się ukryć, chociaż większość z tego, to materiały reklamowe, wyrzucenie ich do kosza nie wchodzi w grę. Wszędzie tam, gdzie znajdują się nasze dane, zaleca się użycie niszczarki.

Jeżeli nie mamy, zatem czasu na przeglądanie niezliczonej ilości korespondencji, możemy zlecić to firmie zewnętrznej. Nasza spółka zajmuje się Obsługą Korespondencji zarówno małych, jak i średnich oraz dużych jednostek. Jak wygląda to w praktyce?

Po otrzymaniu korespondencji zaadresowanej na Twoją firmę, natychmiast powiadamiamy Cię o tym fakcie telefonicznie. Następnie tego samego dnia wysyłamy do Ciebie e-mail wraz z zeskanowanym dokumentem. Otrzymujesz, zatem wszystko bez wychodzenia z domu. Oszczędzasz nie tylko czas, ale również pieniądze związane z dojazdem, parkingiem etc. Oczywiście wszystkie oryginały korespondencji zostają odpowiednio zabezpieczone. W dogodnym dla Ciebie momencie możesz je odebrać hurtem. Po korespondencje możesz przyjechać w tygodniu, na koniec miesiąca, a nawet… raz na kwartał.

Indywidualny numer telefonu.

Wśród naszych licznych usług dodatkowych, znajdziecie również tzn. Indywidualny Numer Telefonu. Na czym to polega?

Wybierając z pośród naszych usług dodatkowych, już za niewielką opłatą, możesz mieć swój własny, unikalny numer – idealny w przypadku korespondencji firmowej, aukcji Allegro, wizytówek firmowych, strony Internetowej etc. Zależnie od Twoich preferencji, nasi specjaliści mogą odbierać numer w wyznaczonych godzinach, spisywać niezbędne informacje, a następnie przekazywać je na Twoją skrzynkę mailowa np. W formacie *.PDF. Jest to doskonała opcja dla wszystkich tych, którzy nie chcą zakładać numeru firmowego, nie chcą podawać swojego numeru prywatnego bądź najzwyczajniej w świecie nie mają czasu, aby odbierać liczne telefony.

Usługa Indywidualnego Numeru Telefonu jest nieoceniona w przypadku współpracy z dużą ilością Kontrahentów np. przy sprzedaży. Odpowiednio wykorzystana sprawi, że zaoszczędzimy czas, a jednocześnie zyskamy dodatkowych Klientów.